Organizacja wystawy konnej to świetny sposób na wspieranie lokalnego środowiska jeździeckiego, zwiększanie zysków obiektu i/lub wspieranie lokalnej fundacji. Wymaga to jednak dużo planowania.
Potrzebne
- Manież (arena)
- Ubezpieczenie
- Środki finansowe
Instrukcje
Planowanie wstępne (Preplanning)
Określ typ wydarzenia: playday, wystawa pleasure, dresaż, hunter/jumper, reining itp.
Przeanalizuj możliwe daty. Sprawdź wydarzenia konne w promieniu ~240 km i wydarzenia społeczne w promieniu ~80 km. Porozmawiaj z klubami konnymi (4-H, lokalne kluby rasowe) i sprawdź ich kalendarze.
Sprawdź, czy obiekt nadaje się na wystawę. Czy manież dość duży? Czy masz miejsce na manież rozruchowy (warm-up)? Czy wystarczająco parkingów dla przyczep? Jeśli nie – musisz wynająć obiekt.
Przygotuj listę klas, regulamin i formularze zgłoszeń. Wydrukuj kopie do dystrybucji.
Sprawdź polisę ubezpieczenia – czy pokrywa wydarzenie. Jeśli nie – ubezpiecz wydarzenie osobno.
Ustal formę gastronomii. Możesz zatrudnić catering, prowadzić sam lub znaleźć fundację, która to zrobi za zysk lub darowiznę.
Zatrudnij sędziego.
Znajdź: speaker (announcer), stewarda, ringmastera, pracowników biura, bramkarzy i innych. Wiele stanowisk można zrekrutować z wolontariuszy, ale speakera, ringmastera i kilku innych może trzeba opłacić.
Reklamuj w lokalnych czasopismach konnych i gazetach oraz w prasie lokalnej. Min. miesiąc wcześniej, by wystawcy zdążyli zaplanować.
Powiesz ulotki w sklepach konnych, karmowych, weterynariach i na tablicach ogłoszeń w mieście.
Zamów rosety (ribbons) i inne nagrody.
Zamów lub przygotuj numery startowe (back numbers) dla wystawców.
Zapewnij wszystkie potrzebne przyrządy: stoły/krzesła do biura, kopie listy klas/regulaminu/formularzy, długopisy, karty sędziowskie, numery startowe, rosety. Także: przeszkody, stożki, przeszkody terrainowe, beczki – w zależności od klas.
Przygotuj obiekt. Jeśli trzeba pomalować manież, wynająć trybuny lub toalety przenośne – zrób to kilka tygodni wcześniej.
Jeśli obiekt nie ma głośności – wynajmij system audio.
Dzień przed wystawą
Ostatnie sprzątanie i dekoracje obiektu.
Dostawa toalet przenośnych (jeśli potrzebne).
Dostawa trybun (jeśli potrzebne).
Sprawdź, czy masz wszystkie przyrządy na manieżu.
Upewnij się, że sędzia, speaker i inni mają dojazd do obiektu.
Ustaw biuro wystawy, przeszkody/sprzęt na pierwszą klasę, strefę parkingową.
Ustaw i przetestuj system audio.
Wyspij się – będziesz to potrzebować!
Dzień wystawy
Bądź na obiekcie 2–3 godz. przed startem. Wystawcy przyjadą 2h wcześniej, by rozgrzać konie.
Upewnij się, że manież gotowy na pierwsze wydarzenie.
Otwórz biuro – rejestruj przedzapisanych i przyjmij nowe zgłoszenia.
30 min przed startem: speaker powita i przypomni o starcie za 30 min. Poproś o zwolnienie głównego manieżu.
Sprawdź główny manież pod kątem gotowości na pierwszą klasę.
15 min przed startem: speaker przypomni o starcie za 15 min i by startujący w I klasie się przygotowywali.
Prowadź sędziego i ringmastera na manież. Upewnij się, że mają wszystko.
Rozpocznij wystawę punktualnie.
Prowadź klasy przez dzień, dając min. 30-minutową przerwę obiadową dla sędziego i ringmastera.
W ciągu dnia sprawdzaj wolontariuszy – czy robią robotę, czy czegoś nie brakuje. Dojazd jedzenia/napojów dla pracowników.
Na końcu: speaker podziękuje wszystkim za przybycie.
Posprzątaj obiekt. Jeśli wynajmowałeś – zostaw tak czysty lub czystszy, by zaprosili z powrotem.
Podziękuj sędziemu i pracownikom. Zaoferuj kolację lub zaproś na kolację.